Gestión Documental
Gestión documental
Gestión de contenido empresarial con automatización de procesos de trabajo
DocRecord es una plataforma ECM asequible, completa e integral que permite la automatización de procesos de trabajo complejos.
DocRecord - Plataforma para toda la organización
Todos los departamentos se benefician de la automatización de procesos y flujos de trabajo, el archivo digital y la recuperación instantánea de documentos electrónicos.
DocRecord es una plataforma integral y asequible cuyo precio se basa en el número de usuarios concurrentes, no en el módulo.
La automatización de los procesos de trabajo mejora la eficiencia y reduce los costos
Los procesos y flujos de trabajo automatizados son esenciales para que una organización mejore su eficiencia y reduzca costes. Permiten hacer más en menos tiempo.
Acceso instantáneo a flujos de trabajo, documentos y archivo de contenido desde cualquier lugar
DocRecord proporciona acceso instantáneo, remoto y seguro a todos sus procesos de trabajo, flujos de trabajo, formularios electrónicos, documentos y contenido, lo que permite a su equipo trabajar desde cualquier lugar.
Problemas comunes que resolvemos
La automatización de procesos de trabajo de DocRecord permite soluciones rentables a problemas comunes.
Contabilidad
Automatizar procesos contables únicos
Los procesos contables varían considerablemente entre las organizaciones. DocRecord puede crear procesos de trabajo que automatizan gran parte del procesamiento manual actual.
Si bien es probable que los suyos varíen, la mayoría de los procesos contables automatizados incluyen:
- Captura automática de datos de archivos PDF enviados por correo electrónico y otros archivos PDF, como facturas
- Programación de pagos y cheques
- Validación y corrección automática de estos datos extraídos con una base de datos
- Comparando la factura con las órdenes de compra abiertas
- Enrutamiento para aprobaciones de pago basado en el proveedor y los importes totales
- Enviar un correo electrónico al proveedor para informarle sobre el estado de la factura
- Automatización de la impresión de cheques y la carta de remesa adjunta
- Archivar todos los documentos en un único repositorio seguro para su recuperación instantánea
Revisión y flujo de trabajo con múltiples personas
Revisa y aprueba flujos de trabajo inteligentes.
Los flujos de trabajo de revisión y aprobación varían considerablemente en complejidad y propósito. DocRecord puede crear estos flujos de trabajo inteligentes basándose en una amplia gama de requisitos.
Muchos de estos flujos de trabajo inteligentes incluyen:
- Procesamiento condicional basado en una amplia gama de variables
- Búsquedas en bases de datos para la verificación de datos
- Pruebas fuera de la oficina y enrutamiento condicional
- El registro personalizado de acciones de flujo de trabajo facilita las actividades de revisión y auditoría
- Exportaciones de datos programadas (csv, txt, json, xml) de elementos aprobados/rechazados
- Sistema de votación por equipos inteligente y condicional para la aprobación/rechazo de artículos
- Asignación de tareas dinámica/condicional de grupo de Active Directory
La automatización acelera los procesos y reduce considerablemente los costos
DocRecord está diseñado para automatizar los procesos de trabajo y eliminar la mayor parte del procesamiento manual, la entrada manual de datos y las actividades en papel. Esta automatización agiliza considerablemente los tiempos de procesamiento, lo que permite a su equipo ser más productivo, en menos tiempo y con menos esfuerzo.
Lo mejor de todo es que se puede acceder a los flujos de trabajo y procesarlos de forma remota, lo que permite a su equipo trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Formularios electrónicos y flujos de trabajo
Los formularios electrónicos varían considerablemente en complejidad, requisitos y finalidad. DocRecord puede crear una amplia gama de formularios electrónicos inteligentes para todas las necesidades. Los formularios electrónicos —de una sola página o complejos de varias páginas— pueden ser independientes, formar parte de un flujo de trabajo integral, estar integrados en un sitio web o visualizarse en dispositivos móviles.
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Muchos de estos formularios electrónicos inteligentes incluyen:
- Campos condicionales mostrados y basados en la entrada de datos
- Búsquedas en bases de datos para visualización condicional de datos
- Firmas electrónicas
- Carga de imágenes y documentos
- Habilitado para escritorio y dispositivos móviles
- Biblioteca de formularios electrónicos con capacidad de búsqueda
- Parte de un flujo de trabajo integral de procesamiento de trabajo
- Puede incluir un flujo de trabajo de firmas múltiples